В сентябре я организовал WordCamp Saint Petersburg 2019 и я бы хотел немного рассказать обо всём этом процессе, к тому же вроде как многие загорелись идеей организовать WordCamp в своём городе (Казань, Сочи, что, как там у вас? 😁).
Не знаю почему, но об этом вы больше нигде особо не почитаете, по крайней мере на русском или английском языках, возможно последнее, чем орги хотят заниматься после конференции – это писать о конференции. Вы можете найти какие-то короткие заметки или твиты, но они естественно не считаются. Я тоже не хотел об этом писать, но после проведённых в апатии октябре и ноябре, я готов наконец выложить все карты на стол для тех, кто последует после меня… Стоп, значит ли это, что я сыт по горло и не буду впредь организовывать WordCamp? Нет, не значит, но в 2020-м году я точно от него отдохну. Хотя буду рад приехать на ваш, как участник разумеется.
Прежде всего небольшой спойлер – кэмп (так я буду иногда называть конференцию) был большим успехом. Правда я считаю, что мне во многих вещах повезло. Хотя когда я спрашивал друзей, которые постоянно организуют мероприятия, меня уверели, что это не везение, а что в принципе так работает процесс организации. Окей, с этим разберусь потом, а пока что начну наверное с самого начала.
Как всё началось?
2016
Всё началось ещё в 2016 году. Тогда мы (5 человек из WordPress сообщества) собрались и хотели организовать WordCamp, но всё свелось к тому, что мы месяц не могли договориться о площадке, один из нас топил за то, чтобы провести в зале компании Semrush, потому что бесплатно, я тогда вроде хотел провести в k7 или в чем-то аналогичном, чтобы было рядом с центром и атмосферно (в семраш тогда нужно было добираться на автобусе от Новочеркасской), в итоге мы так и не смогли договориться и никто ничего не стал организовывать.
А тот WordCamp так и висит в админке central.wordcamp.org со статусом Отменён.
2018
В 2018 WordCamp Saint Petersburg всё-таки прошел в семраше. Забавная история, что лично я никак сам не принимал участие в той конференции, но зато отправил туда свою бывшую, которая стала соорганизатором.
2019
После конференции в 2018-м я познакомился с Геннадием Ковшениным и именно он подкинул мне идею заняться организацией в 2019, так как у самого меня первоначально таких планов не было. Иногда мы зависали в кофейне на 9-й Советсткой и в один из таких дней просто отправили заявку. Вы тоже можете это сделать хоть сейчас по этой ссылке https://central.wordcamp.org/wordcamp-organizer-application/
Могу дать небольшой совет по заполнению этой формы – для того, чтобы получить одобрение, напишите, что у вас уже есть на примете пара спонсоров, также есть варианты недорогих venue (площадок), а ещё лучше будет, если вы уже определились с venue, а также поставьте неблизкий срок проведения конференции с момента подачи заявки, например месяцев 4, а лучше 5, чем больше, тем лучше короче говоря 😁
Ответ на заявку пришел в течение недели, но он ещё не был одобрением:
Как видно из письма, ребятам не понравилось то, что:
- в группе на meetup.com я не отмечен никаким образом
- срок организации WordCamp был полтора месяца, сейчас я уже понимаю, что это критически мало, но тогда ещё даже не догадывался.
Обе эти вещи было исправить довольно просто, я написал ребятам, которые держат группу на meetup.com, чтобы добавили меня как организатора, хоть я митапы и не организовывал 😁 и написал ребятам из WordPress, что типо no problem, давайте проведём в конце сентября. Их это устроило и они пригласили меня на онлайн-интервью (orientation).
Как я нашёл площадку
За площадку прежде всего я должен поблагодарить Катю из Specia. С Катей я познакомился, немного помогая ей периодически с организацией мероприятий от Specia.
В мае она проводила Techstars Startup Weekend, на котором я и поделился с ней тем, что вписался в организацию официальной конференции по WordPress и спросил, что мне делать вообще.
И тут как раз и начали происходить первые чудеса – оказалось, что Коворкинг Ясная Поляна (где проводился Startup Weekend) достраивает новый зал! Я сразу же пошёл его посмотреть и… он был офигенный! Просто идеальный для WordCamp.
Идеально получилось и с вместимостью зала – мест не хватило всем! Но это оказалось только плюсом, потому что у площадки была вторая зона со столиками, где стояли колонки и спикеров так же было слышно, в итоге люди могли нетворкать, параллельно пить кофе и слушать спикеров.
А теперь посмотрите на этот зал для кофебрейков и представьте тут 140 человек. Так как кофейбрейки были доступны во время каждого перерыва между каждым докладом, то обычно тут не было слишком много людей, однако им всегда приходилось делить столики и как результат – знакомиться друг с другом. Получилось очень классно.
Забавная история со спикерами
С самого начала Спикеры были для меня чуть ли не основным приоритетом. К тому же мне почему-то запомнился какой-то разговор в закулисьях WordCamp Moscow 2017, что заявок в том году было очень мало.
Поэтому первое, что я сделал после одобрения конференции – это написал примерно четырем известным людям в сфере WordPress, рассказал, что будет классная конференция и что я буду рад, если у них получится приехать (они все были не из Питера, некоторые даже из других стран) и выступить.
Если верить WordCamp Organizing Handbook, при наборе спикеров вам следует отдавать предпочтение местным спикерам, а также тем, кто никогда не выступал. Тут я справился – так как это единственный русскоязычный WordCamp в 2019, то мы можем считать всех спикеров местными, кроме того 8 из 10 никогда не выступали на WordCamp.
Я всячески старался скрыть, что выбором спикеров занимался только я, но почему-то люди, которых не получилось одобрить как спикеров, откуда-то это знали и их недовольство и намёки отправлялись в мою сторону. Сначала меня от этого немного бомбило, но потом я поделился со своей командой, которая тоже включилась в организацию конференции и эти их странные обиды больше не вызывали ничего кроме смеха.
При наборе спикеров я руководствовался следующим:
- Если кто-то выступал на всех предыдущих конференциях по WordPress, я старался их не брать, даже если у них были хорошие доклады.
- Искал людей вне Питерского/Московского сообщества, и как результат – о существовании конференции узнали те, кто вообще не слышал, что такое WordCamp.
- Минимизировал доклады со слишком глубоким уходом в код (их оказалось 2-3).
- Предложил выступить разработчику из моей команды с темой про разработку платежных шлюзов для WooCommerce – об этом вы не везде найдёте контент и… по результатам голосования участников его доклад был одним из лучших.
- Сам я долго думал выступать или нет, но решил добавить 15 минут себя в самом конце конференции.
Общее количество заявок на спикеров было около 30. Кажется, что не очень много, однако практически все из них были годные.
Мои (безуспешные) поиски спонсоров
Как я уже написал выше, немного переоценил момент со спикерами, а всё оказалось вполне норм, тут же я наоборот всё очень недооценил – мне казалось, что всё будет найс энд изи, а по факту вышло совсем по-другому.
Прежде всего я зашёл на сайты предыдущих WordCamp конференций в Питере и Москве, на каждом из них есть раздел со спонсорами, в итоге я создал табличку в Numbers (маковский аналог Excel) и записал туда всех потенциальных + добавил ещё несколько питерских компаний, которые я знал. В итоге из этой таблички из 50 спонсоров согласились только одни!
Так продолжалось до конца августа, пока внезапно не согласились стать платиновыми спонсорами Yoast Academy. А потом откуда-то появились и LuckyAds, причем я хотел бы отдельно поблагодарить их, потому что они не только помогли деньгами, но ещё и разогрели конференцию розыгрышами, мерчем и зарядили своим присутствием.
Про сайт и Брендинг
Создание сайта для WordCamp имеет свои правила, точнее одно: вы можете редактировать только CSS и контент. То есть вам недоступно изменение HTML скелета сайта, тем более недоступны какие-либо действия в PHP или JS.
Можно взять за основу HTML одной из предустановленных тем, я решил взять TwentyNineteen, да, это та самая тема с ненавистным многим горшком.
Для меня разработка дизайна и верстка на CSS сайта WordCamp были одними из самых затратных по времени задач. Наверное тут виноват мой перфекционизм. Однако в этом есть и плюсы – сайт получился офигенный.
Помимо этого моя команда нарисовала нового персонажа Wapuu специально для питерской конференции:
Персонажа мы потом распечатали на стикерах и футболках участников. Исходники этого wapuu доступны в официальных репозиториях тут и тут.
Также при посещении WordCamp Oslo в прошлом году (2018) я вдохновился дизайном бейджей участников, которые внутри содержали программку, в качестве весомого преимущества – не пришлось отдельно распечатывать программу, которую бы все потом выбросили (пустая трата бумаги).
Ну и конечно же, были разные цвета бейджей для спонсоров, волонтёров, спикеров и участников, только для себя-организатора не сделал отдельного бейджа, ходил с бейджем спикера 😁
Кроме того, у нас были синие ленты с логотипом WordPress для участников и спикеров, черные – для волонтеров и спонсоров, и для меня.
Про фотографов, волонтёров и волонтёров-фотографов
В плане волонтёров всё разрулилось само собой, а вот с фотографами оказалось интереснее.
Всего было 5 заявок желающих фотографировать WordCamp на волонтёрских началах, знаете сколько из них реально добрались до мероприятия? Только один человек! Но меня предупреждали о таком, поэтому я был готов и позвал друзей-фотографов 🔥
Все фотографии с конференции, а также контакты наших офигенных фотографов вы можете найти тут.
У всех волонтёров были стильные черные футболки с логотипом WordPress.
А ещё на одну девочку упала вешалка с курткамми, но так как среди наших волотнёров была врач, то всё обошлось! 👍
В итоге
Из-за того, что ранее у меня не было опыта организации, конференция отняла у меня невероятно огромное количество времени и сил. И в некоторые моменты было действительно непросто.
Но в результате конференция была ламповая и при этом просто супер, именно такой себе я её и рисовал в голове с самого начала 🔥, если хотите, вы можете сами почитуть тут отзывы участников. Получилось создать именно уникальное событие, а не просто сделать Ctrl+C, Ctrl+V московской конференции или Ctrl++ какого-то митапа.
И конечно же спасибо всем, кто успел купить билет до того, как они закончились и приехать, но отдельная супер-благодарность всем тем, кто помогал в организации! 🙏🙃
Хотите организовать WordCamp в своем городе?
Это того стоит!
Если у вас возникнут какие-то вопросы по организации, спрашивайте в комментариях к этой записи – постараюсь дать максимально подробный ответ.
Источник: misha.blog
